Actele importante ale familiei se găsesc repede atunci când stau într-un singur loc, împărțite pe câteva categorii clare, cu originalele separate de copii și cu o listă care spune ce se află în fiecare dosar. Organizarea durează o după-amiază, dar scutește ore de căutat la o programare, la o internare sau la o situație neprevăzută. La fel de important este ca cel puțin două persoane din familie să știe unde se află dosarul.
Ce acte ale familiei trebuie păstrate în original?
În original se păstrează actele de stare civilă, actele de proprietate, contractele în curs, actele de studii și documentele medicale importante. Acestea sunt fie greu de refăcut, fie cerute la vedere chiar și atunci când instituția reține doar o copie.
| Categorie | Exemple | Cât se păstrează |
|---|---|---|
| Stare civilă și identitate | Certificate de naștere și de căsătorie, copii ale actelor de identitate | Permanent |
| Locuință | Contract de vânzare-cumpărare, extras de carte funciară, contract de închiriere | Permanent sau cât durează contractul |
| Bani și contracte | Contracte de credit, polițe de asigurare, extrase importante | Cât timp sunt în vigoare și o perioadă după închidere |
| Sănătate | Scrisori medicale, rezultate de analize, carnete de vaccinări | Permanent pentru afecțiunile cronice și intervenții |
| Studii și muncă | Diplome, foi matricole, contracte de muncă, adeverințe | Permanent |
| Cumpărături | Facturi și certificate de garanție | Cel puțin pe durata garanției |
Termenele de păstrare pentru documentele fiscale sau pentru cele ale unei activități independente sunt stabilite de reglementări specifice și se verifică împreună cu un contabil.
Cum se împart actele pe categorii?
Actele se împart cel mai simplu pe categorii de viață, nu pe persoane, cu câte un dosar sau un compartiment pentru fiecare categorie din tabel. În interior, documentele fiecărui membru al familiei pot fi separate cu o foaie colorată.
- Un biblioraft cu separatoare pentru actele folosite des.
- Folii de protecție pentru originalele care nu trebuie îndoite sau perforate.
- O cutie închisă, ferită de umezeală și de lumină directă, pentru actele rar folosite.
- O listă pe prima pagină cu ce conține fiecare compartiment.
Unde se păstrează dosarul cu acte?
Dosarul cu acte se păstrează într-un loc uscat, departe de surse de căldură și de țevi, la care se ajunge repede în caz de urgență. Pivnița, podul și dulapurile de sub chiuvetă nu sunt potrivite, din cauza umezelii.
Câteva documente se țin separat, într-o mapă subțire, gata de luat la nevoie: copii ale actelor de identitate, lista medicamentelor fiecărui membru al familiei, alergiile cunoscute și numerele de contact importante. Ce informații medicale merită notate se vede din articolul despre alergiile și medicamentele de anunțat medicului.
Merită făcute copii digitale ale actelor?
Copiile digitale ale actelor merită făcute, pentru că permit trimiterea rapidă a unui document și ajută la refacerea lui dacă originalul se pierde. Ele nu înlocuiesc originalul acolo unde acesta este cerut la vedere.
- Fiecare act se scanează sau se fotografiază clar, pe fundal închis, cu toate colțurile vizibile.
- Fișierele primesc nume care spun ce sunt, de exemplu „certificat-nastere-ana”.
- Folderul se păstrează criptat sau protejat cu parolă și are o copie de rezervă într-un al doilea loc.
Accesul la aceste fișiere ține de aceleași reguli ca orice cont important, explicate în ghidul despre păstrarea în siguranță a parolelor și conturilor.
Ce se face când se pierde un act de stare civilă?
Când se pierde un certificat de naștere sau de căsătorie, se poate cere un duplicat la serviciul public de stare civilă. Locul unde se depune cererea, actele necesare și termenul se verifică dinainte la primăria de domiciliu sau la cea unde a fost înregistrat evenimentul, pentru că procedura se poate schimba în timp. Pentru documentele care apar odată cu o căsătorie, pașii sunt descriși în ghidul despre căsătoria civilă, pas cu pas.
Cât de des se verifică dosarul familiei?
Dosarul familiei se verifică o dată pe an, la o dată fixă, ușor de ținut minte. Cu această ocazie se notează datele de expirare ale actelor de identitate și ale pașapoartelor, se scot garanțiile expirate și contractele închise și se adaugă documentele noi.
Verificarea anuală este și momentul în care partenerul sau un copil adult află din nou unde se află dosarul și ce conține. Un dosar ordonat pe care nu îl găsește nimeni altcineva decât persoana care l-a făcut nu își îndeplinește rostul.
